Le cadre de Parenthèse Médiation
Le médiateur : garant du cadre.
Dès les premiers moments de la rencontre de médiation, le médiateur va poser le "cadre" : il s’agit des "règles" que les personnes s’engagent à respecter durant la médiation. Le cadre, proposé aux personnes qui vivent un différent, un conflit, une rupture, contribue à créer un climat de sécurité. Il délimite, contient, permet la relation de travail entre les parties et le médiateur. Ce dernier est le gardien du cadre en veillant avec cohérence, souplesse et justesse à ce qu’il soit respecté. Il vise à instaurer et maintenir un équilibre entre les parties, favorise la confiance.
Lors d’une séance d’information préalable, les parties vont prendre connaissance de ce cadre et vérifier avec le médiateur si celui-ci rencontre bien leurs attentes et souhaits respectifs. Les modalités de la médiation sont alors consignées dans un « protocole » qui est, à l’issue de cette séance d’installation, signé par les parties et par le médiateur, afin d’entreprendre le processus.
Protocole de "Parenthèse médiation"
Processus volontaire.
Chaque partie entreprenant le processus de médiation est censée habilitée à prendre toutes décisions et à signer tout accord éventuel. Chaque partie consent librement à participer au processus de façon active Chaque partie est consciente que le but et l’esprit de la médiation est de trouver un terrain d’entente nécessitant des échanges et concessions réciproques et non argumenter ou imposer son point de vue et sa demande. Chaque partie s’engage à travailler dans un climat de clarté, de respect et s’engage ainsi à développer ses meilleurs efforts de coopération pour faire avancer le processus.
Chaque partie peut mettre fin unilatéralement au processus de médiation, à tout moment, en avertissant le médiateur. La médiation peut également être interrompue par le médiateur, à sa discrétion, à tout moment, si l’une des règles n’est pas respectée.
Suspension des procédures.
Les parties déclarent être conscientes de ce que le processus de médiation n’est pas compatible avec l’introduction ou la poursuite d’une procédure judiciaire. Ainsi, afin de conserver un climat serein, propice voire indispensable au processus de médiation, les parties s’engagent, à suspendre toutes les procédures judiciaires au sens large (en ce compris des échanges de conclusions dans le cadre de mise en état de dossiers, de négociations entre conseils … ) pour le temps que dure la médiation.
Les parties conservent et réservent leurs droits de recourir aux procédures judiciaires ou arbitrales si elles le jugent opportun ou si le processus n’aboutit pas. Dans ce cas, les parties s’engagent à en informer préalablement le médiateur.
Dans le même but de préserver un climat propice à la médiation, les parties s’engagent à s’abstenir de manière générale de tout acte ou démarche hostile (sensu lato) envers l’autre partie, la médiation ne peut se faire sous la menace ou le chantage.
Confidentialité.
Le processus de médiation est confidentiel conformément à l’article 1728 du code judiciaire. La confidentialité permet l’échange d’information le plus large, en toute transparence, celle-ci étant essentielle pour l’esprit du processus et pour pouvoir progresser dans le travail de médiation.
Le médiateur et les parties veilleront à préserver la confidentialité de l’ensemble du processus de médiation ainsi que toute information verbale ou écrite, tout document établi ou toute communication faite en vue d’une médiation ou au cours du processus de médiation.
Exceptés le présent protocole de médiation, la convention qui pourrait être conclue et signée par les parties et le médiateur au terme du processus de médiation ainsi que l’éventuel document émanant du médiateur constatant éventuellement l’échec de la médiation conformément à l’article 1736 du code judiciaire, tous les documents qui seront établis, transmis au cours et pour les besoins du processus de médiation sont couverts par la confidentialité.
Les parties et leurs conseils s’engagent à n’en rien dévoiler ni en faire état dans quelque cadre que ce soit. Aucune mention ni communication ne peut être faite dans quelque procédure que ce soit. En cas de violation de cette obligation de secret par une des parties, ces dernières sont informées de ce qu’elles s’exposent à être condamnées à des dommages et intérêts. En outre,les documents confidentiels qui seraient communiqués ou sur lesquels une partie se base en violation de l’obligation de secret sont d’office écartés des débats. ( Article 1728 code judiciaire).
L’obligation de confidentialité impose au médiateur une réserve quant à ses courriers de fin de mission : il ne sera pas question de mentionner la raison pour laquelle la médiation prend fin ni à cause de qui elle prend fin. Il n’est pas non plus possible pour le médiateur de faire un rapport ou un résumé de ce qui s’est passé en médiation. Le médiateur ne peut rendre publics les faits dont il prend connaissance du fait de sa fonction. Il ne peut être appelé par aucune des parties à témoigner auprès de quelque juridiction que ce soit, relativement au déroulement du processus de médiation ou contenu de celui-ci.
Les parties conviennent que la ou les ententes qui pourraient être conclues au terme du processus de médiation n’existeront que lorsqu’elles seront signées par chacune des parties ET le médiateur.
Présence aux séances de médiation
Le travail de médiation se déroule durant les entretiens de médiations. Les apartés téléphoniques sont à éviter. Les parties s’engagent à ne pas intervenir auprès du médiateur en dehors des séances, sauf pour modifier un rendez-vous. Les mails ne sont, en règle échangés que pour la fixation de rendez-vous et sont systématiquement adressés en copie à l’autre partie.
Les parties s’engagent à être présentes aux séances fixées entre les parties et le médiateur. En cas d’empêchement, elles s’engagent à prévenir le médiateur au moins 48 heures avant le rendez-vous fixé. Le coût de la séance reste dû si ce délai n’est pas respecté.
Apartés ou caucus
Le médiateur peut, quand il le juge utile, avoir des apartés (ou caucus) avec chacune des parties, lesquelles peuvent aussi, à tout moment, demander de s’entretenir avec lui, (le médiateur restant à cet égard maître du moment le plus opportun pour ces rencontres).
Si un tel aparté peut être utile, le médiateur informe les parties de ce que tous les renseignements qu’il aura reçus dans le cadre de cet aparté resteront confidentiels et non contradictoires, à moins que la partie qui a fourni une information n’émette aucune objection à la communication qui en sera faite à l’autre partie.
Honoraires.
Au cours du premier entretien de médiation, les parties seront informées par le médiateur que le calcul de ses honoraires est lié d’une part, au temps utilisé pour mener à bien le processus de médiation et d’autre part, au temps consacré à la gestion du dossier en dehors des séances et à la rédaction éventuelle d’une convention de médiation, dès lors que les parties en font la demande, cette convention pouvant être homologuée par le Tribunal compétent.
Concernant les séances de médiation :
Les honoraires sont déterminés sur la base d’un tarif de 120,00 euros/heure divisé en parts égales entre les parties (soit 60 euros/heure par partie sauf autre accord), directement payés à l’issue de chaque séance.
Ce montant est divisé en parts égales entre les parties, sauf autre accord*. Chaque partie reste cependant redevable envers le médiateur du paiement de la totalité des honoraires qui lui sont dus (solidarité) en cas de non-paiement par l’une des parties.
Concernant les frais d’ouverture de dossier :
Un montant de 120,00 euros (60,00 euros par partie) visant à couvrir les frais liés à l’ouverture du dossier et la mise en place du processus de médiation est à verser sur le compte du médiateur pour le jour de la séance d’information préalable au plus tard.
Concernant les actes posés par le médiateur dès lors que les parties lui donnent le mandat de rédiger une convention à l’issue du processus de médiation :
Les actes posés par le médiateur en dehors des séances de médiation (rédaction de courriers, de courriels, communications téléphoniques …. ) seront portés en compte au tarif de 120,00 euros/h. Le calcul du temps consacré à cette gestion se fera en fonction du temps réellement presté par le médiateur.
Les actes posés par le médiateur pour la rédaction d’une convention seront également portés en compte au tarif de 120,00 euros/heure.
Dès lors que les parties émettront le souhait de mettre par écrit l’accord intervenu dans le cadre de la médiation, ces dernières seront invitées à verser, dès l’entame de l’élaboration du projet de convention, sur le compte du médiateur, une provision déterminée par le médiateur, en indiquant en communication le nom des parties.
Le solde final des frais et honoraires (fixé en fonction du temps effectivement presté par le médiateur pour la rédaction de la convention et la gestion du dossier) sera payable à la clôture de la médiation, au plus tard au jour de la signature de la convention.
En aucun cas, le médiateur ne sera tenu de prendre en charge les éventuels honoraires d’un expert intervenu au cours de processus de médiation.
Les parties demeurent solidairement tenues relativement aux sommes dues au médiateur.
Le médiateur pourra suspendre ou interrompre le processus de médiation au cas où le règlement des honoraires et frais dus ou provisions demandées n’est pas effectué.
Prescription.
Conformément à l’article 1731, alinéa 3, du code judiciaire, la signature du présent protocole suspend le cours de la prescription durant la médiation.
Rôle du médiateur
Le médiateur mène la médiation en toute indépendance, de façon neutre et impartiale. Il tend à favoriser une entente à l’amiable entre les parties et s’emploie à créer les conditions permettant : l’échange d’informations, la communication au sujet de leurs difficultés et attentes réciproques, la compréhension mutuelle des sujets, intérêts et besoins de chacun, la recherche de pistes de solutions puis d’une solution permettant de répondre aux attentes et aux difficultés,la négociation respectueuse, efficace et équilibrée, la conclusion d’un accord, sur la base du libre consentement éclairé.
La nature de sa mission ne permet pas au médiateur d’assumer à l’égard des parties un rôle de conseil juridique, technique, fiscal ou autre aux parties. S’il est amené à fournir de l’information, celle-ci n’aura qu’une valeur indicative et les parties marquent d’ores et déjà leur accord pour n’y attribuer aucune conséquence juridique ou technique.
Il appartiendra aux parties d’obtenir un tel conseil auprès de professionnels qualifiés si nécessaire et en tous cas avant la signature d’une convention de médiation. Le médiateur informera les parties quant à l’utilité de prendre des renseignements auprès de juristes et/ou avocats durant le processus. Elles seront invitées par le médiateur à consulter un conseil durant le processus, afin d’être éclairées juridiquement et pour relecture de la convention de médiation, avant signature.
Homologation.
Conformément à l’article 1733 du code judiciaire, les parties ou l’une d’entre elles, pourront soumettre la teneur de l’accord obtenu en médiation au juge compétent aux fins d’homologation.
Durée et fin de la médiation.
Les parties sont averties que le processus durera aussi longtemps qu’il n’y sera pas mis fin de manière officielle et que sa durée dépendra de leur rythme de progression. A titre informatif, un processus de médiation comporte entre quatre et dix séances, au rythme convenu entre les médiés et le médiateur.
Le processus de médiation familiale peut notamment être interrompu pour les raisons suivantes : lorsque l’une ou l’autre partie ( ou les deux) le décide, lorsque le médiateur constate que l’une des parties ou les deux ne respectent pas le cadre ou les règles de fonctionnement de médiation, lorsqu’il considère que, pour quelque raison que ce soit, ce processus n’est pas/plus adapté, lorsque la procédure contentieuse n’aura pas été suspendue, lorsque les frais et honoraires du médiateur ne sont pas réglés au plus tard pour la séance suivante.
Engagement du médiateur au respect du code de déontologie
Le médiateur s’engage quant à lui à respecter le Code de Déontologie et le code de bonne conduite de la Médiation, en particulier la neutralité et le secret professionnel tels que déterminés dans la loi du 19 février 2001. Cette obligation du secret professionnel s’étend également aux consultants.Protocole de médiation (pdf)